Samorządy nie mogą żądać od mieszkańców podania numeru PESEL podczas przeprowadzania konsultacji społecznych. Nie mogą też ograniczyć kręgu podmiotów uprawnionych do wzięcia udziału w konsultacjach do pełnoletnich mieszkańców gminy.
Wojewoda Dolnośląski dopatrzył się nieprawidłowości w punkcie dotyczącym zbierania numerów PESEL w uchwale Rady Miejskiej w Świebodzicach z dnia 27 października 2015 r. w sprawie określenia zasad i trybu przeprowadzania konsultacji społecznych. W rozstrzygnięciu nadzorczym nr NK-N.4131.137.79.2015.AS z dnia 26 listopada 2015 r. organ nadzoru uznał:
„Według Organu Nadzoru dodanie w § 5 ust. 4 lit. b uchwały, do wymogów wniosku o przeprowadzenie konsultacji, warunku podania numeru ewidencyjnego PESEL wykracza poza granice przyznanych przez ustawodawcę kompetencji. Numer PESEL nie stanowi warunku ani przesłanki pojęcia mieszkańca, więc mieści się poza granicami semantycznego słowa mieszkaniec. Zatem Rada, formułując w ten sposób tryb wnioskowania o przeprowadzenie konsultacji społecznych, dodając podanie numeru ewidencyjnego PESEL, wprowadza dodatkowe wymogi, wykraczając poza kompetencję nadaną przez ustawodawcę art. 5a ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.”
Ponadto organ nadzoru zwrócił uwagę, że numer PESEL stanowi dane osobowe, których przetwarzanie nakłada na organ pewne obowiązki:
„W oparciu o powyższe należy stwierdzić, że podanie numeru PESEL w rozpatrywanej sytuacji, nie jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych w związku z art. 5a ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym), ponieważ brak tego elementu w przedmiotowej uchwale nie będzie stanowił przeszkody uniemożliwiającej przeprowadzenie konsultacji społecznych z mieszkańcami gminy. Ponadto ustawa o ochronie danych osobowych nakłada na administratora danych – poza powołanym powyżej obowiązkiem – między innymi obowiązek przestrzegania zasady adekwatności (relewantności) danych w stosunku do celów, dla jakich są one przetwarzane (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy). Nie wydaje się, aby niezbędnym do wypełnienia celu, w jakim dane przetwarzane są w związku z określeniem zasad i trybu przeprowadzania konsultacji społecznych z mieszkańcami gminy, było zamieszczanie we wniosku o przeprowadzanie konsultacji tak szczegółowej informacji o osobie, jak jej numer PESEL, który to, zgodnie z art. 31a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, jest 11- cyfrowym, symbolem numerycznym, jednoznacznie identyfikującym osobę fizyczną. „
Wojewoda przywołał również wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 10 maja 2013 r. – sygn. akt III SA/Wr 140/13, w którym sąd uznał, że wymóg podania numeru PESEL bezpodstawnie pozbawia prawa wzięcia udziału w konsultacjach mieszkańcom, którzy nie posiadają numeru PESEL (np. obywatele UE):
„…wprowadzenie takiego unormowania jest nie tylko nieuprawnionym tworzeniem przez organ stanowiący dodatkowych, nieprzewidzianych ustawowo kryteriów niesłużących przecież określeniu „mieszkańca gminy”, ale stanowi także ograniczenie kręgu mieszkańców gminy do osób legitymujących się numerem PESEL, a więc pomija przypadki, w których mieszkaniec gminy nie dysponuje takim kodem. Tymczasem z ustawowego upoważnienia do uchwalenia zasad i trybu przeprowadzania konsultacji z mieszkańcami gminy (art. 5a ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym) nie można wyprowadzić kompetencji rady gminy do ograniczenia kręgu osób uprawnionych do udziału w konsultacjach społecznych.”
Podobne rozstrzygnięcia nadzorcze dotyczyły Miasta i Gminy Prusice (uchwała z 25 lutego 2015 r.) – rozstrzygnięcie nr NK-N.4131.112.15.2015.SP1. W przypadku tej uchwały Rada określiła, że konsultacje społeczne (w sprawie budżetu obywatelskiego) dotyczą wyłącznie pełnoletnich mieszkańców. Wojewoda uznał jednak, że Rada nie ma kompetencji do ograniczenia kręgu mieszkańców:
„Rada Miasta i Gminy Prusice w § 7 pkt 2 uchwały przyjęła, że wniosek mieszkańców gminy, o którym mowa w § 6 ust. 1 pkt 4, oprócz wymagań określonych w § 6 ust. 2 powinien zaiwerać: 2) listę osób pełnoletnich, stale zamieszkałych na terenie gminy, popierających wniosek, w liczbie nie mniejszej niż 50, zawierającą: imię, nazwisko, nr PESEL, adres i podpis. Zdaniem Organu Nadzoru podkreślony fragment przepisu uchwały jest niezgodny z art. 7 Konstytucji RP, a także z art. 1 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, który stanowi, że mieszkańcy gminy tworzą z mocy prawa wspólnotę samorządową. Za mieszkańców gminy można uznać ogół osób fizycznych mających miejsce zamieszkania na obszarze danej gminy (Jyż G., Pławecki Z., Szewc A., Ustawa o samorządzie gminnym. Komentarz, Lex 2012).”
O instytucję konsultacji społecznych oparte są m.in. budżety obywatelskie. Brak możliwości zbierania numerów PESEL może powodować trudności w zapewnieniu uczciwości takich konsultacji. Z kolei organizacja głosowania w formie referendum, w przypadku Złotoryi, niesie za sobą koszty liczone w dziesiątkach tysięcy złotych. Jest to kolejny dowód na to, że brakuje ustawy, która unormuje to co raz popularniejsze narzędzie.